الاستيراد والتصدير

تواصل مع موردين من الصين

التواصل مغ المورد الصيني

تواصل مع موردين من الصين

موردين من الصين ، هل من الطبيعي أن لا يرد المورد الصيني على بريدك الإلكتروني؟ لماذا أساءوا فهم متطلباتك؟ وكيف تنقل إليهم ملاحظات تؤدي إلى تحسين الجودة بشكل دائم؟

كافح معظم المستوردين للتواصل مع مورديهم في الخارج في وقت أو آخر. غالبًا ما يحدث سوء الفهم بسبب المفاهيم الخاطئة المستمرة حول التصنيع

من توقع أن يقوم المورد بتفسير مواصفات غامضة ، إلى التفاوض بشأن السعر المنخفض للغاية ، يكافح العديد من المشترين للعمل مع الموردين في الخارج. وإذا كنت من بينهم ، فربما تساءلت عما يمكنك فعله لتحسين التواصل بين المورد والمشتري.

فيما يلي تسع طرق يمكنك من خلالها تحسين التواصل مع المورد الصيني الآن:

  1. حافظ على رسائل البريد الإلكتروني بسيطة عند الاتصال بالموردين

موردين من الصين ، يرسل المستوردون أحيانًا مجموعة كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني إلى أحد الموردين في فترة زمنية قصيرة – وكلها تتعلق بنفس المشكلة. تحتوي رسائل البريد الإلكتروني هذه أحيانًا على أخطاء في اللغة الإنجليزية الفنية أو اللغة العامية أو الإملائية.

قد تشعر أن اللغة الإنجليزية للمورد الصيني الخاص بك جيدة جدًا. ولكن هناك فرصة قوية لأنهم ينسخون رسائلك الإلكترونية بشكل منتظم مباشرة إلى مترجم عبر الإنترنت لفهم المعنى في لغتهم الأم.

قد يؤدي إرسال العديد من رسائل البريد الإلكتروني المختلفة أو استخدام لغة معقدة أو تضمين أخطاء إملائية في رسالتك إلى سوء الفهم. وبذلك ، فإنك تخاطر أيضًا بفقدان المورد الخاص بك النقاط الرئيسية في بريدك الإلكتروني.

حدد مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بك بسلسلة بريد إلكتروني بسيطة واحدة لكل موضوع عندما يكون ذلك ممكنًا. استخدم كلمات قصيرة وجمل قصيرة وقوائم ذات تعداد نقطي أو رقمي لمساعدة المورد بسهولة أكبر على الاستجابة للنقاط المختلفة.

  1. المتابعة مع مكالمة هاتفية

يعد الحصول على جهة اتصال على الهاتف إحدى الطرق لتحسين التواصل مع الموردين بسرعة. غالبًا ما يكون من الأفضل الاتصال بالمورد عبر الهاتف إذا لم يستجيبوا لرسالة بريد إلكتروني خلال فترة زمنية معقولة أو أصبحوا غير مستجيبين بشكل عام.

يمكن أن تساعدك مراجعة التفاصيل عبر الهاتف أيضًا على تجنب سوء الفهم وقياس ما إذا كان المورد يفهم رسالتك حقًا

إذا كنت تشك في فهم المورد الخاص بك ، فقم بتبسيط رسالتك كما لو كنت تشرح لجدتك. إن التحدث ببطء وبعبارات أبسط سيقطع شوطًا طويلاً في ضمان وضوح توقعاتك.

يعني الصمت بشكل عام أن هناك مشكلة أو أن هناك شيئًا غير واضح. يقوم الموردون الصينيون ، على وجه الخصوص ، أحيانًا بحجب الأخبار السيئة بمجرد عدم الرد على استفسار العميل.

قد لا يتواصل ممثل المصنع في آسيا بشكل استباقي ويقول ، “نحن لا نفهم هذا ، هل يمكنك شرح ذلك؟” ، حيث قد يؤدي ذلك إلى فقدان ماء الوجه. لكن من المرجح أن يطلب مثل هذا المورد توضيحًا إذا اتصلت به أولاً للتأكيد.

  1. تحديد عدد الأشخاص الذين تم الاتصال بهم

موردين من الصين ، قد يؤدي الاضطرار إلى التعامل مع عدة أشخاص مختلفين إلى تعقيد التواصل بين البائع والمشتري. يمكن أن تضيع المتطلبات بسهولة في الترجمة حيث يتم نقلها من جهة اتصال إلى أخرى. يمكن أن يساعدك الحد من عدد الأشخاص الذين تتحدث معهم.

كلما كان ذلك ممكنًا ، قم بتعيين شخص واحد من مؤسستك ليكون بمثابة جهة الاتصال الرئيسية للاتصال بالمورد الخاص بك. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون هذا الشخص شخصًا حساسًا للثقافة المحلية ولديه القدرة على التواصل بلغة إنجليزية بسيطة وسهلة الفهم ، أو حتى أفضل باللغة المحلية.

وبالمثل ، يمكن أن تتحسن اتصالاتك من خلال وجود نقطة اتصال واحدة في نهاية المورد. غالبًا ما يكون من الأفضل أن يكون لديك جهة اتصال تعمل بالفعل في المصنع الذي تُصنع فيه البضائع الخاصة بك. على الرغم من أن هذا ليس ممكنًا دائمًا ، خاصة إذا كنت تعمل مع مورد.

قد يكون هذا صعبًا إذا كنت تتعامل مع مصانع كبيرة ومشاريع متعددة في وقت واحد. لكن تذكر أن خطر سوء الفهم يرتفع مع مشاركة المزيد من الناس.

  1. قم بالاتصال بالموردين من خلال WECHAT 

يمكن أن يكون WeChat طريقة فعالة للتواصل مع الموردين الصينيين الذين يصعب الوصول إليهم عبر البريد الإلكتروني والهاتف.

قد لا تكون على دراية بتطبيق WeChat للمراسلة الاجتماعية إذا لم تزر الصين مطلقًا. لكن من الصعب المبالغة في تقدير شعبية WeChat في الصين. في عام 2018 ، وصل WeChat إلى مليار مستخدم نشط شهريًا. وفي استطلاع حديث ، قال 83 بالمائة من مستخدمي WeChat إنهم يستخدمون WeChat لاتصالات الأعمال.

بينما يظل البريد الإلكتروني أداة الاتصال المفضلة في الغرب ، يفضل المحترفون الصينيون إلى حد كبير الدردشة عبر الإنترنت كطريقة يختارونها. ويرجع ذلك جزئيًا إلى نقص أجهزة الكمبيوتر المكتبية في وقت ظهور البريد الإلكتروني ، لم تتبن الصين تمامًا العرف الغربي المتمثل في التحقق من البريد الإلكتروني بشكل اعتيادي.

هذا لا يعني أنه لا يجب عليك الاستمرار في الاعتماد على البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية لمزيد من الاتصالات الرسمية مثل التفاوض على العقود. ولكن يمكن أن يكون WeChat رائعًا للتحقق بشكل غير رسمي من تقدم المورد الخاص بك. من المرجح أن تصل إلى الموردين أينما كانوا – في القطار أو في سيارة أجرة أو في المكتب – باستخدام WeChat أكثر من البريد الإلكتروني.

بالإضافة إلى ذلك ، يحتوي WeChat على ميزة ترجمة مضمنة. لذلك إذا كانت اللغة تمثل مشكلة رئيسية ، فيمكنك أنت والمورد الذي تتعامل معه التحدث بلغتك الأم وترجمة ردود بعضكما البعض. يمكنك أيضًا إجراء مكالمات صوتية ومرئية مجانية من خلال المنصة لتجنب رسوم المكالمات الدولية المكلفة.

  1. قم بإنشاء قائمة مراجعة مراقبة الجودة لتعيين متطلبات الجودة الواضحة

موردين من الصين ، هل متطلباتك موزعة في سلاسل بريد إلكتروني متعددة ، مضمنة في فقرة طويلة أو مقسمة إلى عدة مرفقات بريد إلكتروني مختلفة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن المحتمل أن يتم فقد تفاصيل مهمة في هذه العملية.

ألن يكون من الأفضل إذا كان لديك مستند مركزي واحد يمكنك إرساله إلى المورد الذي تتعامل معه والذي يتضمن جميع توقعاتك ومواصفاتك وتفاوتاتك؟ التواصل مع الموردين

في صناعة مراقبة الجودة ، يُعرف هذا النوع من المستندات بقائمة مراجعة مراقبة الجودة. إلى جانب أي عينات معتمدة ، يمكن أن تكون قائمة مراجعة مراقبة الجودة بمثابة مرجع لمتطلباتك لكل من موظفي المصنع ومفتشي مراقبة الجودة.

يعد إرسال قائمة مراجعة مراقبة الجودة إلى المورد الخاص بك قبل بدء الإنتاج طريقة رائعة للحد من سوء التواصل. يمنح هذا المورد فرصة لمراجعة متطلباتك وتأكيد قدرته على الوفاء بها وطرح الأسئلة وتقديم الملاحظات.

يقوم بعض المستوردين بإنشاء قائمة تحقق خاصة بهم ، بينما يعتمد الآخرون على شركة فحص تابعة لجهة خارجية لإنشاء قائمة تحقق لهم. حتى أن البعض يوظف محترفًا لترجمة قائمة المراجعة الخاصة بهم إلى لغة المورد الخاصة.

بغض النظر عن الطريقة التي تختارها لإنشاء المستند ، يجب أن تتضمن قوائم فحص مراقبة الجودة المعلومات التالية:

  • متطلبات المنتج ، مثل الأبعاد والمواد والألوان
  • متطلبات التعبئة والتغليف ، مثل الملصقات والتشكيلة والمواد
  • أي اختبارات وإجراءات في الموقع ، بما في ذلك ما يشكل نتيجة اختبار “اجتياز” أو “فشل”
  • تصنيف عيوب الجودة ، غالبًا باستخدام نظام موحد مثل AQL

يساعدك جمع هذه المعلومات في مكان واحد على تجنب مشكلات الجودة الناشئة عن سوء التواصل.

  1. شارك نتائج فحص المنتج مع المورد الخاص بك

يلقي بعض المستوردين نظرة على تقرير فحص المنتج ، والتحقق مما إذا كانت النتيجة ناجحة أو فاشلة وإبلاغهم بما إذا كان سيتم تعليق الشحنة أو تحريرها وفقًا لذلك. ثم وضعوا التقرير جانبًا ولا يكلفوا أنفسهم عناء مراجعته مرة أخرى. إنهم “يشطفون ويكررون” عند تقديم الطلب التالي ، باتباع نفس العملية ولكن يتوقعون نتائج مختلفة.

سواء تم إجراؤه بواسطتك أو بواسطة طرف ثالث محترف نيابة عنك ، يمكن للفحص الخارجي تحديد المشكلات ومساعدة المورد الخاص بك على التحسين. ولكن كيف تتوقع حدوث تحسن من عملية تفتيش أو شحنة إلى أخرى دون إعطاء ملاحظات المورد الخاصة بك فيما بينهما؟

يمكن أن يساعد تحديث المواصفات أو قائمة التحقق الخاصة بك وإرسال نسخة من تقرير الفحص إلى المورد الخاص بك في تعزيز متطلباتك وأنواع المشكلات التي ستطالبك بحجز شحنة. إن تقديم ملاحظات محددة بعد الفحص يساعد أيضًا المورد الخاص بك على “الشراء في” التفتيش كعملية مفيدة للتحسين المستمر.

  1. لقاء مع المورد الخاص بك شخصيا – موردين من الصين

موردين من الصين ، ليس كل المستوردين لديهم ميزانية تسمح لهم بزيارة مورديهم في الخارج. التواصل مع الموردين ، لكن ترتيب زيارة يمكن أن يكون أمرًا يستحق الاستثمار إذا كنت جادًا في تحسين الاتصال وإقامة علاقة طويلة الأمد مع المورد الخاص بك.

إن مقابلة الموردين شخصيًا يساعد في وضع وجه لاسمك. كبار الموردين يتعاملون مع آلاف طلبات الشراء سنويًا. ويمكن بسهولة أن تضيع متطلباتك في كومة من متطلبات الآخرين. ولكن إذا قطعت شوطًا إضافيًا (حرفيًا) لزيارتهم ، فقد يمنحون الأولوية لطلباتك أكثر قليلاً.

غالبًا ما يكون من الأسهل أيضًا الحصول على تعليقات موثوقة في الوقت الفعلي تتعلق بالتفاصيل المهمة للعلاقة بين المشتري والمورد عند المناقشة شخصيًا ، بما في ذلك:

  • المواعيد النهائية للإنتاج – هل يمكن للمصنع تلبية مراحل الإنتاج والشحن المتوقعة ، أم من المحتمل حدوث تأخيرات؟
  • معايير الجودة – هل يمكن تحقيق توقعات الجودة ، أم أن هناك قيودًا بسبب المعدات أو الموظفين أو قيود أخرى؟
  • متطلبات الفحص أو المراجعة – هل سيتعاون المورد مع شركة فحص أو تدقيق تابعة لطرف ثالث ، أم أنه من المحتمل أن يحد من الوصول أو يقاوم العملية بطريقة أخرى؟

قم بتحسين الاتصال وابدأ علاقتك على قدم المساواة من خلال مقابلة المورد الخاص بك شخصيًا.

  1. قم بإشراك شركة الفحص التابعة للطرف الثالث عند الاتصال بالموردين

حتى إذا كنت قد حصلت على مصدر من الصين لسنوات وقمت بزيارة مورديك بشكل روتيني ، فقد لا تتحدث الصينية. ولا حرج في ذلك – من المحتمل أن يكون لديك أولويات أعلى بكثير!

يمكن أن يؤدي العمل مع شركة فحص تابعة لجهة خارجية إلى تحسين اتصالاتك مع المورد الخاص بك بطرق لا يمكنك فعلها بدون قدرات اللغة الصينية.

توظف شركات مراقبة الجودة المحترفة موظفين يتمتعون بمهارات اللغة المحلية والإنجليزية لهذا الغرض المحدد: لتمكين تواصل أفضل بينك وبين المورد الخاص بك.

غالبًا ما تمتد قيمة الاتصال لموظفي شركة مراقبة الجودة إلى أبعد من المساعدة في توضيح عملية التفتيش ونطاقه ونتائجه لك ولموردك. يمكنهم غالبًا نقل المعلومات المتعلقة بحالة الإنتاج أو إخطارك بأي تناقضات تتعلق بكميات الطلب أو SKU.

إذا قمت بإشراك شركة التفتيش الخاصة بك في وقت مبكر بما فيه الكفاية في العملية ، فيمكنهم أيضًا دعمك من خلال توضيح المتطلبات لمنع المشكلات المحتملة لاحقًا.

  1. ثق بموردك (ولكن تحقق دائمًا)

قد تبدو هذه النقطة الأخيرة متناقضة مع بعض النصائح المذكورة أعلاه. ولكن حتى المستوردين الأكثر خبرة يعرفون أن العناية الواجبة ضرورية عند العمل مع مورد جديد ، بغض النظر عن مدى مصداقية هذا المورد.

لا تخطئ أبدًا في تأكيد المعلومات التي يرسلها إليك المورد بشكل مناسب. في الواقع ، ستكون متهورًا في الوثوق بشكل أعمى بالمورد الخاص بك إذا كانت لديك أي توقعات على الإطلاق لما تشتريه. التواصل مع الموردين

غالبًا ما يؤدي عدم التحقيق في مطالبات المورد مبكرًا إلى انهيار الاتصال وفي علاقة المورد لاحقًا.

ثق ، ولكن تحقق دائمًا ، مما يخبرك به المورد.

يمكن أن تشمل أنشطة التحقق ما يلي:

  • مراجعة الموردين المحتملين للتحقق من قدرات الإنتاج وأنظمة إدارة الجودة والامتثال الاجتماعي أو تأهيلهم بأي شكل آخر
  • مراجعة عينة ما قبل الإنتاج للتحقق من فهم المورد وقدرته على تلبية متطلبات المنتج
  • فحص البضائع بانتظام خلال الإنتاج للتحقق من حالة الطلب وجودة المنتج

تكون النتائج المستخلصة من هذه الأنشطة أكثر موثوقية عندما يتم جمعها إما من قبل موظفيك أو طرف ثالث موثوق به. حسابات المورد الخاصة لعملياتهم ليست بديلاً عن المراجعة المستقلة.

Related Posts

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.